Utmaningar för externa CRM-byråer vid samarbeten med större företag

När externa CRM- eller e-postbyråer jobbar med mindre företag är det oftast enkelt att navigera i samarbetet. Vanligtvis finns det en kontaktperson, exempelvis grundaren eller en e-handelschef, som har koll på allt och fungerar som en tydlig knytpunkt mellan företaget och byrån.

Men skillnaden är stor vid samarbeten med större företag, inte minst kommunikationen. Det är inte ovanligt att flera kontaktpersoner med överlappande ansvarsområden är involverade. I sådana situationer ökar risken för missförstånd, man bortser från eller missar viktiga detaljer, har fel prioriteringar eller att identifierade problem förblir olösta eftersom det inte alltid är tydligt vem som ansvarar för vad.

Utmaningen med CRM-arbete

CRM är ett område som inte lämnar mycket utrymme för fel. En liten miss, som en felaktig regel i ett flöde, kan leda till att mottagaren får felaktig kommunikation – något som snabbt kan skada kundrelationerna och orsaka mer jobb för alla.

Lyckligtvis har CRM-arbete väldigt snabba feedbackloopar, vilket gör att felaktigheter upptäcks snabbt men det förutsätter att rätt processer och kommunikationsvägar är på plats. Det är inte ovanligt att jag löser ett problem på knappt 10 sekunder, men i själva verket har problemet kretsat kring bolaget i flera veckor utan att man har vetat om det.

Vikten av tydligt ledarskap och raka kontaktvägar

En ledare som har djup insikt i företagets verksamhet och sitt hantverk krävs för att CRM-arbetet ska fungera smidigt, det behövs också raka och tydliga kontaktvägar till alla relevanta avdelningar. Denna person behöver klargöra för alla involverade var man ska vända sig om minsta misstanke om problem eller otydligheter uppstår.

Utmaningar för externa partners

Som extern partner kan detta vara en utmaning särskilt eftersom man ofta anlitas för att lösa ett specifikt problem eller hantera en viss uppgift. Det kräver att man vågar vara proaktiv och ta initiativ – även om det innebär att man måste ta kontakt utanför sin direkta ansvarsram. Det är inte heller alltid uppskattat, speciellt när ens proaktivitet kan leda till mer jobb eller att andra människors arbete granskas närmare.

Man får helt enkelt bita ihop och ligga i. När en extern byrå bryter sig ur sin isolering och aktivt engagerar sig med olika avdelningar i företaget, öppnar sig möjligheter att blomstra.

Några snabba exempel:

Regelbunden dialog med kundtjänst: För att förstå vilka kundärenden som kommer in och om kommunikationen behöver justeras.

Samarbete med marknadschefen: För att planera och synkronisera kampanjer.

Kommunikation med utvecklarna: För att hålla koll på systemuppdateringar eller förändringar som kan påverka CRM-arbetet.

Tight dialog med Paid Ads teamet: För att ge dem så mycket insikt som möjligt och hjälpa till med att testa nya vinklar.

Nyckeln till framgång: Samarbete och öppenhet

Plötsligt blir ens ansvarsområde mycket större än att pumpa ut nyhetsbrev. Man blir spindeln i nätet. Då blir det möjligt att leverera högkvalitativt arbete för större företag, hantera mer komplexa projekt och lösa större problem.

Tveka inte att kontakta oss om du vill ta din CRM-strategi till nästa nivå och skapa långsiktig framgång för ditt företag.

För fler tips, ladda ned vår ultimata guide för e-postmarknadsföring eller hur du kommer igång med klaviyo.